Gestione strutturata delle richieste di estensione della shelf-life mediante un progetto di quality assurance: il caso Sherwin Williams

Il presente elaborato descrive lo sviluppo e l’implementazione di un sistema digitale per la gestione delle richieste di estensione delle shelf life, ovvero il periodo di tempo entro il quale un prodotto mantiene le caratteristiche di qualità e sicurezza dichiarate dal produttore, dei prodotti presso lo stabilimento Sherwin-Williams di Minerbio. In precedenza, il processo era gestito interamente tramite e-mail non strutturate, caratterizzate da dati incompleti, scarsa tracciabilità e numerosi passaggi tra reparti, con conseguenti ritardi e inefficienze. L’analisi delle criticità, condotta attraverso interviste agli operatori del controllo qualità, ha permesso di definire i requisiti di un nuovo flusso snello e standardizzato, in linea con le policy aziendali. Il sistema progettato si basa su una SharePoint List integrata con Power Automate, che consente di raccogliere le richieste tramite form guidato, validare automaticamente i dati secondo criteri predefiniti e indirizzare le richieste al reparto competente. Due flussi distinti gestiscono la validazione iniziale e la fase di approvazione tecnica, automatizzando e-mail, aggiornamenti di stato e invio della lettera di estensione al cliente. I principi Lean di poka-yoke, jidoka e kaizen sono stati applicati per prevenire errori, combinare automazione e controllo umano, e garantire un miglioramento continuo del sistema. Il risultato è un processo centralizzato, tracciabile e privo di passaggi ridondanti, capace di ridurre i tempi di risposta, migliorare la qualità dei dati e aumentare l’efficienza operativa. L’implementazione ha inoltre introdotto strumenti di supporto, come una casella di posta condivisa e un video tutorial, per facilitare l’adozione da parte di tutti gli attori coinvolti.