Aggiornamento del diagramma di flusso e ideazione di un nuovo indicatore qualitativo per l’Ufficio Validazioni di Marchesini Group S.p.A.

L’obiettivo dell’elaborato è analizzare ed aggiornare gli schemi che descrivono i flussi di creazione di documenti di validazione per un impianto per il packaging farmaceutico per poi ideare un nuovo indicatore che misuri l’efficienza dell’Ufficio Validazioni nel contesto dell’headquarter di Marchesini Group. Nello specifico, Marchesini insieme alle macchine vende anche pacchetti di documenti utili al cliente poiché da esibire qualora sottoposto a controlli delle autorità sanitarie. Si è notato come i ritardi nella consegna di tali documenti non dipendano solo dall’Ufficio preposto alla loro stesura ma anche da inefficienze di altri Uffici, e che non ci sia un indicatore che valuti l’efficienza del singolo reparto e non dell’intera commessa. Per ideare un nuovo indicatore si è cercato di disaccoppiare le attività svolte dall’Ufficio stesso e quelle effettuate da altri, iniziando con un aggiornamento degli schemi di flusso operativo degli addetti alle validazioni, che ha permesso di lavorare con una panoramica più chiara sui task svolti durante la stesura dei documenti. Sono state proposte due alternative di indicatore, e tra queste si è scelto il rapporto tra le ore lavorate sulla documentazione di una macchina dopo il collaudo (indice di inefficienza) e le ore totali lavorate sulla macchina. Estrapolando i dati dei primi semestri 2020/2021, e ponendo una soglia di attenzione del 25%, si è osservato come il 75,3% delle schede prodotto rispetti la suddetta soglia, mentre per le restanti è stata fatta un’analisi delle causali che hanno portato all’accumulo di ore post-collaudo. Tra queste, le richieste aggiuntive del cliente in corso d’opera e la complessità della macchina risultano avere il peso maggiore. Complessivamente per i primi semestri 2020/2021 l’indicatore totale si attesta sotto la soglia di attenzione, segno di una buona efficienza dell’Ufficio. L’indicatore è risultato una soluzione fattibile ed implementabile nel breve periodo nell’Azienda.